Bernard Koehret (créateur d’Admission-postbac) : "APB est un observatoire extraordinaire de l’orientation en France"

Pourquoi APB a-t-il été créé ?

La raison a été d'abord d'établir une plus grande transparence dans les recrutements en CPGE (classe préparatoire aux grandes écoles), d'éviter les délits d’initiés, et d'avoir un affichage clair des possibilités de poursuite d’études en classes préparatoires.

Il s'agissait aussi de simplifier les démarches des jeunes grâce au dossier unique et informatisé qui leur permettait de postuler plus facilement à de nombreuses formations (36 au maximum). Les rectorats y ont vu ensuite la possibilité d'optimiser les taux de remplissage en classes préparatoires et en BTS.

Comment le portail s'est-il déployé ? 

En 2003, à la demande du ministère de l’Enseignement supérieur, nous avons commencé par gérer le recrutement pour l’ensemble des CPGE et pour une poignée d’écoles d’ingénieurs. En 2004, nous avons testé Admission-postbac pour l’académie de Nantes et augmenté le nombre d’académies participantes au cours des années suivantes. En 2009, APB était généralisé aux 30 académies avec l’ensemble des formations universitaires et des lycées.

Pourquoi vous a-t-on confié cette mission ? 

J'avais déjà de l'expérience. En 1980, j’ai commencé à m’intéresser au traitement informatisé des concours. J’ai débuté par celui des ENSI (écoles nationales supérieures d'ingénieurs), qui a traité les demandes de 13.000 candidats à partir de 1987. Et en 1992, j’ai géré le SCCP (service des concours communs de Polytechnique).
Pour les besoins du SCCP, j’ai créé en 1999 un système de gestion des propositions sur la base d’une liste unique de vœux hiérarchisés entre les concours de l’École polytechnique, des ENS (écoles normales supérieures), de Centrale-Supélec, le concours commun Mines-Ponts, les concours communs Polytechniques et l’École des arts et métiers.

En 2000, j’ai contribué à la création du SCEI (service concours écoles d’ingénieurs), chargé en particulier du dossier unique de candidature pour le recrutement des écoles d’ingénieurs à l’issue des classes préparatoires. C’était un système qui préfigurait Admission-postbac. C’est à ce moment-là que j’ai réuni à l’INP une petite équipe au sein du SCCP. Ces mêmes personnes ont pris ensuite en charge APB.

Je ne sais pas si, en créant APB, je me rendais compte de la responsabilité écrasante qui pèserait sur mes épaules. Aujourd’hui, APB représente 20 millions de connexions par an et va traiter en 2014 les vœux de plus de 800.0000 candidats, dont 600.000 bacheliers.

APB représente 20 millions de connexions par an et va traiter en 2014 les vœux de plus de 800.0000 candidats

Combien êtes-vous ? Quel est votre budget annuel ?

Aujourd’hui, APB est géré par une équipe de sept ingénieurs et deux assistantes à mi-temps sous ma responsabilité, toujours à l’INP de Toulouse. C’est un système financé par le ministère de l’Enseignement supérieur, qui en assure la maîtrise d’ouvrage. Le budget est de 600.000€ et couvre l’ensemble des salaires (personnellement je suis bénévole en tant que professeur émérite), le matériel, les redevances logicielles et le fonctionnement.

Quant aux questions, elles sont gérées par les SAIO (services académiques d'information et d'orientation), qui font un travail formidable et répondent de façon très réactive en 48 heures. Seules les questions les plus complexes remontent jusqu’à nous. En 2013, les SAIO ont répondu à 100.000 messages.

Quel a été votre parcours personnel avant l’aventure APB ?

Je suis d’abord un scientifique. Dans le cadre de mes études à l’Institut de génie chimique de Toulouse [aujourd’hui l’École nationale supérieure d'ingénieurs en arts chimiques et technologiques, ndlr], j’ai passé trois ans à l’université de Sherbrooke au Canada. À mon retour à Toulouse, j’ai importé une discipline nouvelle, le calcul numérique et la modélisation, qui est devenu plus tard le Process Systems Engineering. Et je l’ai appliquée à la chimie.

En 1989, j’ai fondé avec Xavier Joulia la société ProSim, aujourd'hui leader dans le domaine des logiciels de génie chimique. A l’époque, il n’était pas si fréquent que des universitaires créent leur entreprise.

Quels changements sont prévus pour Admission-postbac en 2014 ?

Le graphisme du site a été entièrement refait à la demande du ministère. Sur proposition de la CPU (Conférence des présidents d’université), le comité de pilotage d’APB a décidé que désormais les réorientations en fin de L1 vers une autre première année, quelle qu'elle soit, se feront sur Admission-postbac, partout en France. Ce qui n'empêchera pas les universités de demander un dossier scolaire à l’étudiant. 

Enfin, les formations du concours Atout+3 rejoignent cette année APB. Il s’agit des bachelors de huit écoles (Novancia Paris, Audencia Nantes, EM Normandie, EM Strasbourg, ESC Dijon, Grenoble Ecole de management, Sup de Co La Rochelle, Télécom Ecole de management) issues de chambres de commerce. Nous accueillons aussi cette année quelques écoles paramédicales (éducateur spécialisé, éducateur de jeunes enfants). Elles ne sont pas encore nombreuses, mais c’est mieux. Cela permettra de nous ajuster.

Comment s'est passée la réduction du nombre d'intitulés de licence décidée par Geneviève Fioraso ?

Nous avons paramétré les nouvelles licences, et 95% du travail s’est fait automatiquement. Ensuite nous avons envoyé les fiches de présentation avec les nouveaux intitulés aux universités qui ont pu modifier et valider.

Les licences sont réparties dans quatre domaines (droit-économie et gestion, arts-lettres-langues, sciences humaines et sociales et sciences-technologie et santé). Chaque licence était identifiée par des mots clefs, qui ont été remplacés par des mentions (droit par exemple), il y en a 45, puis le parcours est précisé (droits français et allemand par exemple). Pour l’instant, on s’attend au même nombre de parcours types qu’en 2013, soit environ 2.300.

Quels critères un établissement d’enseignement supérieur doit-il remplir pour être présent sur APB ?

Le ministère de l’Enseignement supérieur décide de l’entrée d’un établissement d’enseignement supérieur dans APB. En général, nous n’acceptons que les diplômes reconnus par l’Etat et les titres certifiés par le RNCP (Répertoire national de certification professionnelle) en apprentissage uniquement.
Côté calendrier, nous recevons les dossiers jusqu’à fin novembre. Mais si le ministère crée une nouvelle formation, nous pouvons l’inclure plus tard.

APB compte près de 11.200 formations dispensées dans 3.000 établissements : les établissements publics ou privés sous contrat (universités, lycées, écoles) sont bien sûr présents ainsi que les écoles membres de la CTI (Commission des titres d’ingénieur), qu’elles soient publiques ou privées. APB peut aussi intégrer des écoles issues de chambres de commerce.
Mais les écoles d’infirmières n’y sont toujours pas, tout comme les IEP (Instituts d’études politiques) et l'université Paris-Dauphine.
Par ailleurs, une dizaine d’écoles d’art (sur 45) relevant du ministère de la Culture sont sur APB. Quelques-unes sont ressorties de la procédure (les écoles de Bretagne, l’école d'art d'Evry notamment) après une année, considérant les contraintes de calendrier trop importantes.

Le nombre de licences sélectives a doublé en cinq ans

Quel est l’intérêt pour un établissement d’enseignement supérieur d’intégrer APB ?

Les universités ont l’obligation d’être dans APB. Pour une école qui a le choix, l'intérêt est d'abord d’être vu, car aujourd’hui, aucun lycéen n’ignore APB. Ce qui leur permet d’avoir beaucoup plus de candidatures. Et aucune école ne va se plaindre d’avoir trop de candidats.

L’inconvénient est qu’une école doit adhérer à une charte, et respecter le calendrier. Elle doit par exemple s’engager à rendre le classement des candidatures avant le 30 mai. De leur coté, les élèves peuvent modifier l'ordre de leurs voeux jusqu’au 31 mai. Ce qui montre bien d’ailleurs qu’une école n’a pas accès au classement de l’élève. Pour celui-ci, l’avantage est d’accéder à l’information. Et puis, grâce à la remontée automatique des notes, les dossiers des élèves sont fiables.

Alors que les établissements fixent parfois des capacités d'accueil en raison du manque de places et de moyens, un étudiant est-il sûr d’avoir une place à l’université, même en Staps (Sciences et techniques des activités physiques et sportives) ?

En licence, pour affecter un bachelier, le logiciel prend en compte l’académie d’obtention du bac, l’ordre des vœux. Et si cela ne suffit pas, un tirage au sort géré par APB décide en dernier recours.

En Ile-de-France, nous demandons aux candidats de faire six vœux dans la filière visée (Staps ou autre), dont une licence de sa propre académie. Et ils auront chacun forcément une place dans une université.

En licence, il y a trois possibilités. L'université peut décider d'accueillir tous les étudiants ("capacité maximum"), avoir une capacité restreinte (un nombre de places limité déclaré par l’université) ou bien être sélective (sur test, dossier scolaire...) dans le cas où un pré-requis est demandé, par exemple un niveau en langue ou en sport. Le nombre de licences sélectives a beaucoup augmenté ces dernières années, passant de 50 à 100 en cinq ans.