Mémoire, rapport de stage : que faire en cas de document introuvable ?

Si vous avez cherché en vain un document, discutez avec les autres étudiants à l’occasion des cours et des séminaires, appelez à l’aide votre tuteur enseignant et ne sous-estimez pas sa bibliothèque personnelle.

Et surtout, essayez de contacter des personnes compétentes. « Quand on veut trouver, on trouve », assure Mariane. « Mais quand le problème d’accès est irrémédiable, on se dispense de l’information », ajoute Daniel, professeur de géographie.

Parler le plus possible

Un grand nombre d’informations peuvent être obtenues en interrogeant directement les personnes compétentes.

Contacter des spécialistes

Un chercheur a par exemple envoyé une bibliographie à Laurent pour l’aider dans ses réflexions. Dans le cadre de la recherche, les contacts personnels peuvent ainsi combler un besoin de renseignements ; mieux, ils stimulent le cours de la réflexion. Le dialogue est en vérité l’un des grands outils de la recherche. Le mémoire comme le rapport obligent ainsi les étudiants à perfectionner l’art des contacts humains ; cet apprentissage est utile pour l’avenir.

Une règle d’or : quand on cherche à rencontrer un spécialiste, il ne faut pas se décourager. Les chemins sont parfois sinueux et les intermédiaires nombreux. De plus, certaines personnes ne répondent pas. Dans ce cas, on peut s’autoriser deux relances : il est possible que votre interlocuteur ait oublié, ou qu’il soit momentanément débordé.

Préférer l’entretien aux e-mails

La correspondance électronique est efficace quand on cherche à obtenir des éclaircissements sur un point précis, mais dans la mesure du possible, un entretien de visu est préférable : le résultat sera plus vivant.

Pour un rapport, « le plus intéressant, ce sont les interviews », estime ainsi le responsable des stages d’un IUT gestion des entreprises et des administrations. Un entretien oral est toujours plus riche qu’une réponse écrite car l’étudiant a la possibilité de réagir à telle ou telle réplique, de poser une question non prévue et de demander toutes les précisions utiles. Si l’entrevue se passe bien, son interlocuteur risque par ailleurs d’être plus loquace que dans une lettre – et de faire preuve d’une plus grande liberté de ton.

Les dix règles d’or d’un entretien réussi

Pour que l’entretien se déroule dans les meilleures conditions, et soit donc le plus fructueux possible, il convient de respecter les dix règles suivantes.

1. Un entretien se prépare : il faut savoir ce que vous venez demander. C’est-à-dire que vous devez préalablement noter les questions à poser et arriver avec un minimum de connaissances sur le sujet que vous voulez voir traité.

2. Il ne faut pas subir l’entretien, mais poser beaucoup de questions (d’où l’importance de la préparation).

3. Il est essentiel de montrer que vous vous intéressez à la personne qui est en face de vous et au sujet qui vous amène.

4. Vous devez essayer d’avoir en tête tous les points que vous souhaitez aborder et ne pas laisser, par exemple, passer une question intéressante qui vous vient à l’esprit ; il faut également demander à votre interlocuteur d’approfondir et de préciser le plus possible ses réflexions.

5. À l’issue de l’entretien, assurez-vous d’avoir tout compris : il est normal de demander parfois à son interlocuteur de reformuler son propos.

6. Il faut vous rendre complètement disponible, pour savoir écouter ce qui est dit… et non dit (les conclusions tacites et les silences volontaires sont au moins aussi importants que le reste).

7. Quelques règles de politesse : la demande de rendez-vous doit être courtoise. Il convient ainsi d’expliquer clairement votre démarche (qui êtes-vous, que cherchez-vous et pourquoi) et de vous assurer que vous ne dérangez pas.

8. La ponctualité est indispensable : le temps des personnes est compté. De même, si l’on vous prête des documents, rendez-les dans les plus brefs délais.

9. À l’issue de l’entretien, remerciez les gens de l’intérêt accordé. Si la personne vous a été d’une grande aide, envoyez-lui au moment voulu un exemplaire de votre travail, accompagné d’un petit mot.

10. Vous ne pouvez citer quelqu’un ou utiliser des documents prêtés sans l’accord de la personne. À la fin de l’entrevue, ces problèmes doivent être réglés.

Zoom : comment obtenir un document étranger ?

On ne vous pardonnera pas d’avoir méconnu un document étranger important, surtout s’il est en anglais.

Le prêt interbibliothèques. Les références des principaux travaux à consulter se trouvent dans les bibliographies d’ouvrages que vous pourrez lire. Un certain nombre d’entre eux sont consultables dans les bibliothèques françaises. Les autres peuvent être commandés et obtenus par l’intermédiaire du service de prêt inter­bibliothèques (qui fonctionne entre autres dans toutes les bibliothèques universitaires). Pour en bénéficier, il faut remplir un coupon de demande et s’acquitter d’une taxe pour les frais de port.

Localiser le document. Avant tout, il faut localiser le document. Les bibliothécaires s’en chargent souvent pour les prêts internationaux. Un ouvrage que vous croyiez ne pouvoir trouver qu’à la Library of Congress de Washington peut en effet être également disponible dans une bibliothèque de Bordeaux : autant de temps de gagné.

Désormais, les grands établissements étrangers possèdent le plus souvent un site Internet. Il est possible d’y examiner la liste du fonds. On peut ainsi consulter ces sites de chez soi, ou gratuitement, dans les bibliothèques.

• British Museum : blpc.bl.uk

• Library of Congress : lcweb.loc.gov